邀请和签到
　一、邀请信
　　国际会议的主人，是会议的发起者、主办者和组织者。与会者是客人，不能不请自到，必须有主人的邀请。少数人可以“闯会”，毕竟不是正规的做法，有损于自己的尊严。出于礼貌的口头邀请也不能算数，郑重其事的邀请必须有文字依据。
　　邀请的形式主要有：
　　一、请政府、机构、单位指派代表。即会议组织者将邀请信径寄政府等负责人，函中限定与会名额，并提出与会要求，由被邀单位自行决定人选后报去。有时，邀请方也保留对人选审核的权利。
　　二、邀请个人。即将邀请书直接寄发个人，请其与会。国际会议组织者常借此选择最佳的与会者，有时也是为了绕过有关当局的插手和监督。
　　三、广泛的邀请。即用登广告或发印刷品的形式，公开邀请有志趣者报名与会。此形式多用于非正式和面向公众的国际会议。
　　邀请信的意义就在：
　　一、承认与会资格。受邀的凭证就是会议邀请信。接到邀请，说明会议主人承认你的与会资格，欢迎你前往与会。通常邀请都有一定范围，列入不列入邀请名单须经斟酌。特别是一些重要的会议，邀请名单掌握更严。能被邀请参加某一重要会议，也是一种荣誉。许多人重视甚至计较这一荣誉。因此，不论你最后是否决定与会，也不管你对会议持何立场，对邀请信都要持郑重态度。这是对主人的尊重。如果你发出的邀请信被束之高阁或丢进字纸篓，你也会感到不快。
　　二、取得签证的凭证。如果你被邀请出席在国外举行的国际会议，尤其要注意保存好邀请信。邀请函电是你前往有关使领馆取得签证的凭证。使领馆官员要检验你的函电，有时候还要等候本国邀请单位的核实，或核对邀请单位事先发的名单，然后才能发给入境签证。
　　三、取得会议信息的来源。每封邀请信都会简要载明会议的邀请人、会议的宗旨、名称、主题以及开会的时间、地点等。这是你进行与会准备的重要备忘录。
　　二、会议通知
　　邀请信是正式的请柬。许多国际会议在发出邀请信前，先发一个会议通知。预备通知书是一种非正式的邀请，带有探询和宣传性质，发给潜在的与会者。通知书对会议有比较详细的介绍，而且附有回执，要求接获通知者给予回复。为此，它还规定了报名的截止日期和联系的途径。会议的组织者往往在接到与会者的回应后，再发出正式请柬。（随邀请信发出的报名表，请参阅附录一、2）
　　分两步走的做法可以提高正式请柬的严肃性和准确性。尤其是一些高层次的会议，请柬都是由要人、名人署名发出的。事先了解哪些人准备与会，然后向他们发出请柬，就能保证张张请柬部是会收到效果的，避免请柬发得过滥或过窄。
　　一些国际会议，尤其是小型国际会议，为了简化手续和节省经费，也有把以上两步合并一步走的。
　　三、对邀请的答复
　　不论是邀请信还是会议通知书，接获者都应根据要求作出反应，这是国际礼貌。
　　许多中国人没有对请柬给予回应的习惯。“不置可否”会给会议组织者带来极大不便。设身处地，如果你发出的邀请，大多沓无音讯，开会的前夕还不知道来多少人，来什么人，你就会感到心中无数，盲无所措。
　　许多邀请信或通知书都会要求你明确作出“参加”、“不参加”、“派代表参加”的选择。如设计回执时，只要求填写姓名、职务等，而没有要求对方表示是否与会，是很大的缺陷。有时人们有一种模糊的概念，以为寄回回执就等于表示与会，不寄就等于告诉对方不准备与会。这是一种误解。许多人虽不到会仍寄回回执，并说明不能应邀原因，以示礼貌。
　　一般的回执应包括以下内容：
　　一、姓名；
　　二、性别；
　　三、年龄；
　　四、国籍；
　　五、职务；
　　六、护照类别、号码和有效期；
　　七、申请签证的地点；
　　八、住址及电传、电话号码；
　　九、赴会的交通工具（日期、航次）；
　　十、住房要求（等级、单双间、起止日期等）。
　　有的国际会议还要求填写需否旅游安排，是否携带伴侣及子女，是否需为他们安排活动，以及你自己的饮食习惯和爱好等。有的会议还要求表明缴费的支付办法（现金、支票、旅行支票等），和信用卡的细节。
　　如果你参加的是学术研讨会，对方就会要求你填写论文题目，表明是否在会上宣读，并要求附送内容摘要。

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